1Ľudia a riadenie1 / 11
Vedenie klubu
Prezident, výbor, ISSF manažér a ekonóm. Kto rozhoduje a kto má prístupy.
Prezident, výbor, ISSF manažér a ekonóm. Kto rozhoduje a kto má prístupy.
práve prevzalo klub a potrebuje ho rozbehnúť
Čas: 3 h týždenne prvý mesiac · S kým: odchádzajúce vedenie, banka, ObFZ, mentor zväzu
Zistite, čo klub má
Kto: vy · Čas: 45 min · Čo vznikne: zoznam šiestich vecí so stavom a tým, kto chýbajúce zoženie
Čo napísať odchádzajúcemu predsedovi
Dobrý deň, ďakujeme za vašu prácu pre klub. Aby sme mohli plynule pokračovať, potrebujeme do dvoch týždňov prevziať: stanovy a zápisnice, prístupy (ISSF, účet, e-mail, siete), stav účtu a pokladne, zmluvy a nevyúčtované dotácie. Navrhujeme stretnutie …, prinesieme odovzdávací protokol. Ďakujeme.Slušne a s termínom – odovzdanie je v záujme oboch strán.
Vzor: Šesť vecí, ktoré zistiť pri prevzatí klubu
Päť krokov od voľby po prvé dva mesiace. Zakladáte klub? Začnite Metodikou – Založenie klubu · vetva 0.
Krok 1 z 5 · Do 30 dní
Prečo: Kým nie je zmena zapísaná, za klub stále podpisuje starý štatutár.
Krok 2 z 5 · Do 2 týždňov
Prečo: Prístup bez funkcie je riziko pre klub aj pre človeka, ktorý ho ešte má.
PREVZATIE KLUBU – ČO ZISTIŤ V PRVOM TÝŽDNI Klub: ..................... Nové vedenie zvolené dňa: .................. [ ] Stanovy v aktuálnej verzii – kde sú, kedy boli naposledy zmenené [ ] Register – kto je zapísaný ako štatutár; zodpovedá to voľbe? [ ] Posledné zápisnice – valné zhromaždenie a výbor (ak existujú) [ ] Prístupy – ISSF, účet, e-mail, web, sociálne siete, kľúče: kto ich má dnes [ ] Peniaze a doklady – zostatok, nezaplatené faktúry, neuhradené členské, nevyúčtované dotácie [ ] Tvrdé termíny – prihlášky do súťaží, súpisky, vyúčtovanie dotácií, uzávierka roka Čo chýba a kto to zoženie: 1. .................................... kto: .......... dokedy: .......... 2. .................................... kto: .......... dokedy: ..........
ODOVZDANIE A PREVZATIE FUNKCIE Funkcia: .............................. Dátum odovzdania: .................. Odovzdáva: ............................ Preberá: ........................... DOKUMENTY [ ] Stanovy klubu a posledné zmeny [ ] Zápisnice zo zasadnutí (posledné 2 roky) [ ] Zmluvy — obec, škola, tréneri, sponzori, prenájmy [ ] Doklady k dotáciám a grantom (aj nevyúčtované) [ ] Poistné zmluvy [ ] Evidencia členov a súhlasy rodičov FINANCIE (ak sa funkcie týka) [ ] Stav účtu ku dňu odovzdania: ................ € [ ] Pokladňa v hotovosti: ................ € [ ] Nezaplatené faktúry a záväzky: ................ [ ] Neuhradené členské: ................ PRÍSTUPY A VECI [ ] ISSF — prepísané na nového, starému odobrané [ ] Bankový účet a dispozičné právo [ ] Klubový e-mail, web, sociálne siete [ ] Pečiatka klubu [ ] Kľúče (areál, sklad, šatne) — počet: ...... [ ] Technika a materiál v držbe (notebook, telefón, výstroj) OTVORENÉ VECI, KTORÉ NOVÝ ČLOVEK PREBERÁ 1. 2. 3. Odovzdal (podpis): .................... Prevzal (podpis): .................... Za výbor klubu (podpis): ....................
Krok 3 z 5 · Do 1 mesiaca
Prečo: Podpísané odovzdanie mení odchod z krízy na administratívny krok – a chráni aj odchádzajúcich.
Krok 4 z 5 · Do 1 mesiaca
Prečo: Bez oznámenia pol roka polovica ľudí volá starému predsedovi.
Krok 5 z 5 · Do 2 mesiacov
Prečo: Nové vedenie preberá aj povinnosti voči zväzu – členské, prihlášky do súťaží, registrácie hráčov. Pravidlá sú v predpisoch SFZ, nie v hlavách predchodcov.
FUNKCIE Funkcia Meno Zástupca Od kedy Prezident / predseda Člen výboru Člen výboru Kontrolór / revízor ISSF manažér Matrikár Ekonóm klubu (peniaze, doklady) Hospodár klubu (materiál, areál) Vedúci mužstva Osoba pre ochranu detí PRÍSTUPY Prístup Kto ho má Záloha (2. osoba) Posledná kontrola ISSF Bankový účet (dispozícia) Podpisové právo k účtu Klubový e-mail Sportnet / web klubu Facebook / Instagram Zdieľaný priečinok s dokladmi Kľúče od areálu a skladu
AGENDA ZASADNUTIA VÝBORU Klub: ..................... Dátum a čas: ................. Miesto: ................. 1. Kontrola uznesení z posledného zasadnutia (5 min) 2. Prevádzka a termíny — súťaže, registrácie, súpisky (10 min) 3. Financie — stav rozpočtu, členské, dotácie a granty (10 min) 4. Ľudia — obsadenie funkcií, tréneri, dobrovoľníci (10 min) 5. Rozvoj klubu — jedna oblasť z Akadémie (10 min) 6. Rôzne a termín ďalšieho zasadnutia (5 min) ZÁPIS ZO ZASADNUTIA VÝBORU Prítomní: ........................................... Neprítomní: ................. Zapisovateľ: ........................................ Uznesenia: Č. O čom sa rozhodlo Kto to má na sebe Dokedy Stav 1 2 3 Kontrola uznesení z minula: hotové / prebieha / nesplnené (dôvod) Ďalšie zasadnutie: .................. Zápis rozposlaný členom dňa: ..............
LETO (júl – aug) [ ] Prihlášky mužstiev do súťaží — overiť termín na ObFZ [ ] Súpisky a registrácie nových hráčov (ISSF) [ ] Schválenie rozpočtu na novú sezónu vo výbore [ ] Kontrola platnosti poistení a zmlúv s trénermi [ ] Kontrola prístupov — kto má ISSF, účet, e-mail JESEŇ (sep – nov) [ ] Zasadnutie výboru na štart sezóny (uznesenia, zodpovednosti) [ ] Priebežné registrácie a hosťovania v termínoch [ ] Kontrola vyzbieraných členských [ ] Žiadosti o dotácie na ďalší rok (obec, mesto) ZIMA (dec – feb) [ ] Uzávierka roka — doklady ekonómovi a účtovníkovi [ ] Vyúčtovanie dotácií a grantov [ ] Kontrola hospodárenia (kontrolór / revízor) [ ] Valné zhromaždenie: hospodárenie, plán, prípadné voľby [ ] Zasadnutie výboru k jesennej časti a plánu na jar JAR (mar – jún) [ ] Registrácie a súpisky pre jarnú časť [ ] Kontrola obsadenia funkcií — čo je prázdne a prečo [ ] Príprava odovzdávacích balíkov pri plánovaných zmenách [ ] Vyhodnotenie sezóny vo výbore a plán na ďalšiu [ ] Poďakovanie dobrovoľníkom a rodičom (bod výboru, nie náhoda)